Ciclo vital de los documentos

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La Arquivologia comprende diversos conceptos, de entre ellos el concepto del ciclo de vida documental o ciclo de vida de los documentos, según la cual todo documento de archivo pasa por uno o más periodos, caracterizados por la frecuencia y por el tipo de utilización que de él es hecha. Ese concepto transcurre de la interpretación de la teoría de la evaluación, desarrollada por Schellenberg en el polvos-guerra - Segunda Guerra Mundial (1939-1945). Con el aumento exponencial en la producción documental, surgió la necesidad de desarrollar una metodologia que permitiera mejorar la recuperación de la información necesaria a la toma de decisión y optimizar el uso de los espacios administrativos para la guardia de documentos. A partir del concepto del ciclo de vida de los documentos se desarrolló la teoría de las tres edades, una estrategia de organización documental que reparte el ciclo de vida documental en tres fases o edades (corriente, intermediaria y permanente).

Archivo corriente (primera edad): según el Diccionario de Terminologia Arquivística (DTA 1996, p. 6), es el "conjunto de documentos estrictamente vinculados a los objetivos inmediatos para los cuales fueron producidos y recibidos en el cumplimiento de actividades fin y medio y que se conservan junto a los órganos productores en razón de su vigencia y de la frecuencia con que son por ellos consultados". Esa edad corresponde a: producción del documento; tramitación; finalización de su objetivo; guardia.

Archivo intermediario (segunda edad): "conjunto de documentos originários de archivo corriente, con uso poco frecuente, que aguardan, en depósito de almacenamiento temporal, su destinação final" (DTA 1996, p. 7). Los documentos son aún conservados por razones administrativas, legales o financieras. ES una fase de retención temporal que se da por razones de precaución.

Archivo permanente (tercera edad): "conjunto de documentos custodiados en carácter definitivo, en función de su valor" (DTA 1996, p. 8). Se constituye de documentos producidos en general hace más de 25 años por las instituciones administrativas públicas o privadas.

Referencias

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Diccionario de Terminologia Arquivística.
BELLOTO, Heloísa L.. Archivos Permanentes: tratamiento documental. Río de Janeiro: FGV, 2006.
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Los Fundamentos de la Disciplina Arquivística. Lisboa: Don Quixote, 1998. 357 p.
HARÍA, Wadson Silva. La normalización de los instrumentos de gestión arquivística en el Brasil: un estudio de la influencia de las resoluciones del Conarq en la organización de los archivos de la Justicia Electoral Brasileña. Dissertação (Máster en Ciencia de la Información) – Facultad de Economía, Administración, Contabilidad y Ciencia de la Información y Documentación. Departamento de Ciencia de la Información y Documentación de la Universidad de Brasilia (UnB), Brasilia, 2006.- La normalización de instrumentos de gestión arquivística en el Brasil -
LOPES, Luis Carlos. La información y los archivos: teorías y prácticas. Niterói/Son Carlos: EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p.
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SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Archivos Modernos: principios y técnicas. Traducción de Nilza Teixeira Suenes. 4. ed. Río de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 388 p.